Seja qual for o setor de atuação da sua empresa, ter o controle dos contratos é de fundamental importância.
Trazemos aqui formas de controle, desde a criação de um contrato com fornecedores ou colaboradores, até seu encerramento, gerenciando de forma correta, cada uma das fases do Ciclo de Vida do Contrato.
Por que é importante fazer uma boa Gestão de Contratos?
Segue abaixo o material da TOTVS sobre a importância e sobre o que temos disponível de ferramentas para adequar a empresa:
O mercado tem evoluído, porém as melhores práticas de gestão de contratos ainda não são adotadas da maneira correta, ou pior, são ignoradas!
Existe uma solução específica que faz tudo isso pela sua empresa.
Com o sistema de Gestão de Contratos da TOTVS, você terá um ganho em organização e controle de todos os contratos relacionados à empresa. Além de todo controle operacional, geração de pedidos de venda, geração de títulos a pagar ou receber, contabilização dos contratos e medições, alcançar outro nível. Literalmente o seu fluxo de gestão de contratos será totalmente integrado com o backoffice do Protheus.
Aumente a produtividade na sua Gestão de Contratos
Para aumentar o seu nível de controle, é interessante automatizar toda a gestão. As contratações influenciam na qualidade da prestação de serviços, bem como no próprio relacionamento da empresa com seus clientes e fornecedores, por isso, devem contar com uma atenção especial e serem constantemente revisadas.
Partindo deste ponto, confira cada fase e etapa deste ciclo de vida:
- Pré-Contratação: Nasce da identificação da necessidade de contratar algum produto, serviço ou identifica um cliente;
- Contratação: O segundo passo do processo é a formalização deste contrato. Aqui é a fase da negociação;
- Pré-Execução: Esta é a fase do planejamento da execução técnica e administrativa do contrato, pontuando atividades que devem serem cumpridas daqui em diante;
- Execução: A fase mais extensa é a soma do andamento, aplicação e cumprimento do que ficou definido e registrado em contrato bem como o acompanhamento administrativo;
- Encerramento: Aqui é onde vemos se o contrato expirado foi cumprido, bem como se é interessante renová-lo.
Velocidade nos Processos
Todo este ciclo de vida dos contratos gera um fluxo dentro da empresa. E este fluxo de trabalho permite a organização de coordenadas e condições para cada tarefa ser efetuada.
Um bom sistema de gestão de contratos reduz custos de controle, manuseio e a famosa “papelada”, aumentando a agilidade de todo esse fluxo. Com o sistema da TOTVS transformamos dias em minutos.
Toda a jornada em menor tempo, desde a requisição do contrato, passando por aprovações, chancela jurídica, assinaturas e armazenamento.
Por isso é tão importante a automação dos processos, eliminando erros e aumentando a velocidade da produção. Com a automação, a área de TI entrega para as demais áreas da empresa um maior controle e a possibilidade de organizar etapas evoluindo o processo final.
Principais recursos do Protheus
Uma das nossas maiores vantagens são as integrações. Por exemplo, partindo de uma solicitação de compra, é possível gerar um contrato que irá produzir um pedido de compra conforme as medições, gerando assim, títulos a pagar no financeiro até a chegada da Nota Fiscal com o produto ou serviço.
Outro interessante diferencial é a geração de títulos provisórios, com o qual o cliente poderá saber o quanto irá pagar antes da entrada da Nota Fiscal.
Um bom software tem que atender pontos específicos para melhor auxiliar a sua empresa. Vamos conferir alguns encontrados no Protheus:
- Controle dos indicadores econômicos: Aplicados nos contratos e nas cauções de negociações comerciais;
- Manutenção dos valores dos Títulos Financeiros: Utilizados nos cálculos de reajustes dos contratos, correção de valores caucionados e composição de fórmulas de reajustes;
- Controle dos tipos de Contratos de Compras e Vendas: Todos existentes na empresa, utilizados para definir os descritivos dos contratos;
- Controle das revisões dos contratos de Compras e Vendas vigentes: Conforme a necessidade da geração dos reajustes contratuais em um período definido ou composto por diversos índices;
- Controle das Planilhas: Que definem o detalhamento de um contrato, ou seja, os itens contidos nele (seja produtos ou serviços);
- Controle de cauções negociadas: Para assegurar o cumprimento das obrigações dos fornecedores ou clientes junto à empresa (recebimento, troca, baixa e abatimento de cauções).
- Cadastramento das Multas Contratuais: Fórmulas de cálculo utilizadas pelas medições de planilhas de contratos;
- Geração e Controle de Cronogramas Financeiros: Que apresentam o montante do contrato dividido em parcelas por período, provendo ao departamento financeiro uma forma de planejar o desembolso futuro;
- Geração de Cronogramas Físicos: Possibilita controlar o desembolso financeiro baseado na estrutura física do contrato, permitindo o planejamento físico dos gastos e a automatização da medição do contrato;
- Geração de Cronogramas Contábeis: Relacionados às parcelas dos contratos de compras e vendas para agilizar a contabilização das despesas ou receitas, permitindo a apropriação contábil das parcelas que contém períodos diferentes das datas previstas no cronograma financeiro;
- Acompanhamento dos Contratos: Por meio de medições indicando os percentuais (quantidades) realizados ou recebidos dos fornecedores/ clientes e seus respectivos valores. Assim, possibilita automatizar o processo de compra ou venda;
- Controle das Alterações: De todos os contratos, por meio de revisões, sempre mantendo uma cópia das informações originais;
- Aprovação das Revisões: De uma forma simples e rápida, para dar dinamismo à tarefa;
- Controle de Alçada: Por níveis de hierarquia na aprovação das medições de contrato.